智能无纸化会议室建设可行性方案

2023年12月1日

一、项目概述

在信息时代化的今天，人们实时沟通越来越频繁，对快速信息化交流的要求也越来越高。从大型的国际型政治会议到小型的企业商务谈判，我们的沟通无时无刻不依赖于会议。

智能无纸化会议系统作为现代化多媒体会议室建设的一级执行标准，是集数字发言、音频扩声、集中控制、视频会议及无纸化会议等多种先进技术于一体的智能化系统集成。而重视现阶段无纸化会议技术对商务交流产生的影响，大力推进无纸会议现代化是世界会务发展的主流。采用先进的多样系统技术融合手段，提供全新的会议环境，来设计会议会商活动，已经成为市场的趋势所在。

日常单位工作中经常有一些重大事项决策、重要干部任免、重要项目安排、大额资金的使用，必须经集体讨论做出决定。而传统的会议方式已经不适应这种现代化的需要，集多功能多媒体显示系统、无纸化多媒体会议系统、智能信息化系统於一体的新型现代化会议体系在会议过程中得到了日益广泛的运用。作为一种新型的会议形式和现代化会议手段，无纸化多媒体会议技术给会商交流带来了新的机遇。

二、设计思路

整套系统方案主要贯彻实用、先进的理念。设计时借鉴国内同类型会议室的经验，并结合实际场地情况，设计具有独创性。

建成后的智能化会议室设备数量较多，为了提高设备使用维护的灵活性，需采用设备集中控制和低维护成本的会议系统。除了在无纸化多媒体显示系统完成交互式会议操作，同时需要与多媒体数字发言系统、音频扩声系统、智能中央控制系统、房间环境系统无缝结合配套使用，最终实现多元化、多功能、高效率的智能化现代会议效果。整套会议系统具体如下：

l  多媒体显示系统

l  无纸化会议系统

l  数字发言系统

l  音频扩声系统

l  智能多媒体中央控制系统

l  房间环境系统

三、系统简介

3.1 多媒体大屏显示系统

图一 大屏显示系统利旧

多媒体显示系统由高亮度、高分辨率的LED显示屏和无纸化超薄升降屏幕构成。如何做到会议的各种图文信息在大屏幕显示，且参会人员之间能交互式协同操作，无纸化升降屏幕的使用，起到了决定性的作用。

图二 15.6寸升降一体超薄触摸屏

采用先进的15.6寸无边框全面屏升降一体机作为培训文件阅读终端，右侧集成可升降高质量拾音话筒，整体提升会议高效交互性和美观性。配备全彩9寸升降显示电子桌牌，有效呈现不同参会人员身份信息。利用屏幕触控传感技术，可实现纸质会议文件板式阅读和手写批注的操作特点。多项实用的阅文技术实现纸质文件无法做到的快速内容定位，文件检索瞬间查询，人员个性化签到，多样性投票、远程视频探讨等，升降一体机与超高清LED显示屏进行画面同步，远程实景互动交流。极大增强现代化智能会议室的实用性及高效性。

                              图三 超薄升降一体液晶电子铭牌

3.2 无纸化会议系统

无纸化会议系统运行在升降一体机内，具有会议管理平台，整合多样会议模式涉及的各个环节。可提供会前上传议题资料，人员安排，签到投票，个人会议纪要，电子白板，会议交流等多方面功能的实现。协助管理员对整个会议流程进行高效便捷的控制，构建各国与会人之间的有效技术交流，从而保证会商交流效果的高效体现、提高执行力度。

无纸化会议系统以工作流技术为中心，为会议室所有参会人员提供了完整的资源分配和共享。具有先进性、灵活性、稳定性、高度安全性、规范性和可扩充性等。

Ø  先进性与灵活性

本系统选用先进、实用的技术和功能完善的智能会议产品，将会议内容流程化，组织召开培训迅速、清楚、轻松会整各式资料。符合今后的发展趋势。系统具有良好的开放性和兼容性，与未来扩展的设备具有良好的互联性和互操作性。

Ø  成熟性与实用性

各子系统需采用已使用过并成熟可靠的产品，同时具有实用性，充分发挥每一种设备的功能和作用。系统操作方便，维护简单，便于管理。

Ø  集成性与可扩展性

系统设计中充分考虑会议室的各系统集成性，确保无纸化系统总体结构的稳定。使用不同厂商，不同类型的先进产品，达到整个系统随着技术的发展和进步，不断得到充实和提高。

Ø  安全性与服务性

深刻理解会议室配套运行的设备和系统安全可靠的重要性，安全始终放在第一位置。系统支持设定会议资料浏览查看权限，根据实际需求，可随时切换报告人员。会议结束后，自动会议过程打包并清除会议痕迹。不是授权最终权限的人员无法登入查看。

3.3 数字发言系统

发言单元采用高强度单指向性驻极体拾音器。内置的喇叭，采用防漏磁高保真扬声器，能够稳定清晰的接送语音传输。话筒桌面升降式设计，完全融入升降显示一体机内。不仅保留了拾音距离长、指向性明确的特色，而且增加了会议室多用的可塑性及美观性。

3.4 音频扩声系统

虑到会议室本身建筑结构、声学环境和装修材料要求。此次扩声系统采用JBL知名品牌音响、丹麦皇冠品牌专业功放、日本声学造诣一流的调音台系列设备。专业的扩声系统搭配，综合考虑了扬声器的最大声压级、功放的功率储备扬声器的保护、音频处理器的处理能力以及主控调音台等环节。引入冗余备份的设计理念，解决了高质量会议存在的声音失真、串音等声学瑕疵。毫无缺陷的还原与会者声音传输，大幅度提高了系统的稳定性。

3.5 智能多媒体中央控制系统

采用先进的智能中央控制系统设备，实现智能多媒体会议室各种电子设备的集中控制。能够实现自动化程度高的智能化控制，尽量减少操作人员的操作复杂性，实现“一键到位” 式的控制方式。能充分现出各种设备的卓越功能，让所有设备工作在最佳状态，发挥设备的最大功效：

Ø  能够控制无纸化显示终端设备一体开关机；

Ø  能够控制LED显示屏，进行开/关机、信号切换等功能；

Ø  能够控制电动吊架，自动升降投影机；

Ø  能够控制终端屏幕，实现屏幕的上升、停止、下降功能；

Ø  能够控制DVD进行播放、停止、暂停等功能；

Ø  能够控制音量，进行音量大小的调节功能；

Ø  能够控制矩阵信号切换功能；

Ø  能够控制会议室灯光开关和亮度功能。

3.6 房间环境系统

房间环境系统由房间的灯光（包括白炽灯、日光灯）、电动窗帘、会议桌椅、通风空调等设备构成，完成对整个房间环境、气氛的改变。

会议室的布局非常重要，有了好的设备如果没有好的环境一样发挥不出它的完美效果!一般会议室会议桌采用纯木色的色调比较自然高雅，更显得精致亮丽。有些教室没有窗口，不用遮光。最好会场控制台上应安装灯光控制器，以便根据会场需要对光照作相应的控制。

室内照明会直接影响LED显示屏画面显示质量，会议室环境照度高低会使投射画面对比度不一，画面模糊。人长期处于光线较暗的坏境中，会带来视觉系统的疲劳，影响会议交流质量。显然坏境的照明与显示媒体的亮度需要细心权衡，会场就一定要保证足够的光照，这样才能取得较好的视觉效果。

除了需要足够的亮度，另外通风、温度和湿度也要注意。在多人同时开会，通风不良会使二氧化碳的浓度増加，而且还会导致环境温度和湿度的偏高，引起有些人头痛、疲倦等不适反应，所以会议室的温度保持在20-25℃较为理想，相对湿度以30-60％之间为宜。

历史案例效果图（含升降桌牌）

历史案例效果图（含背面桌牌）

四、无纸化功能介绍

4.1 入会登陆

l  通过桌面显示，查找您的姓名与会议信息对号入座，点击进入会议

4.2 坐席签到

l  点击会议状态栏的【签到信息】，显示当前参会人员到会情况，以及参会人员的信息及签到情况。

4.3 议题资料

l  可查看的录入会议文档包括文字、图片、视频、其他、导出资料等。

l  支持对所有参会人员观看会议资料的权限管理

4.4 文件批注

l  在会议文字资料查看过程中进行的内容批注,可选择多个与会人员对同一个文件进行批注

4.5 同屏阅览

l  自定义选择参会人员同屏观看自己的画面

l  参会人可以取消同频，退出同屏, 并可加入同屏

4.6 投影大屏

l  支持升降终端画面同屏至大屏显示

4.7 会议投票

l  支持单选、多选、实名、匿名、多种投票方式，投票结果自动统计，图形化显示。

4.8 茶水服务

与会人员在桌位上可自行呼叫服务台，如茶水、纸、笔等等。

五、施工售后方案

5.1施工流程实施

建议并引导用户提供必要的施工环境和网络环境，施工环境由会场具体分布地点、会议室设计、会议室网络接口、电源分布等因素确定， 网络环境由地点及详细网络环境（ 如带宽、防火墙、端口等）、各地会议室网络接口、安装软件终端的PC 配置等因素确定。根据现有用户系统需求及上两类因素，将为用户制定专业的备货供货、安装调试、全网试运行、进度时间等工程施工方案。

1.备货阶段：乙方备好项目所包含的设备，并负责运抵用户安装目的地。同时各方的工程小组人员到位， 特别是技术人员应作好安装准备。在备货阶段，用户与乙方应成立项目工程实施小组。根据用户和乙方的工程管理人员在多个大型项目中实施的经验总结，为保证整个项目工程的顺利实施，建议将项目工程实施的组织机构进行如下划分： 

（1）管理层：主要有用户信息中心的负责人和乙方的高层管理人员组成，他们主要完成整个系统的规划，管理和控制整个系统的实施过程和进度；  

（2）实施层：主要由双方的中层技术管理人员和技术实施人员完成系统设备的到货、安装、调试、培训及验收整个过程；  

（3）维护层：主要由用户、乙方的中层技术管理人员和技术实施人员完成系统验收完毕后的系统维护。

2.安装调试阶段：  

（1）工程人员的安排：为了保证工程的及时、顺利完成，用户与乙方将安排优秀的工程技术人员负责设备的安装调试。用户应安排人员积极配合，并在整个过程中接受技术培训。 

（2）现场安装及调试：a）系统安装及调试时，双方成立的项目实施工程小组将对每天安装及调试的内容将有详细的工作文档记录《项目工程安装调试报告》， 
直到工程移交为止，b）工程开始移交测试时，项目实施工程小组将提供《工程测试报告》。移交测试将由双方共同拟定测试内容、测试指标、测试结果说明、测试仪器及方法等内容报告给用户审查通过。移交测试不合格，由双方方商定的结果做出下一步的解决办法。

3.联网试运行阶段：系统试运转期间，项目实施工程小组将观察记录产品的各项功能实施情况，主要测试及观察各子系统运行情况记录，了解各子系统在使用时，是否有障碍及发生的概率；

4.工程初验阶段：智能化信息会议设备由项目工程实施小组安装和试运行后，工程小组将进行初验的准备工作。包括： 

（1）基本数据的整理：用户数量设置、多种会议操作过程、操作方法、操作注意事项等。开通时需要用户提供行政上的支持，包括召集相关单位技术人员配合工作，传输通道管理技术人员协同实施问题。 

（2）工程技术资料文档：用户与乙方将根据客户的要求提供全部数据及技术文件（ 包括图纸、说明书及试验报告等），技术文件内容包括：无纸化会议系统的全套技术资料、设计文件、系统文件、硬件设备技术文件、软件系统技术文件、安装和测试文件、维护和操作文件及与本系统有关的客户认为必要的其他技术文件。工程初验由项目工程实施小组人员进行，用户应指派专人对初验结果进行确认，对初验中的问题及缺陷，乙方需及时解决，并最后需由项目工程实施小组人员签署《初验报告》后示为工程安装结束，乙方工程技术人员方可离开。

5.工程终验阶段：项目工程实施小组应按合同要求的期限进行最后的工程验收，在最后的验收中应严格按着初验步骤进行重复进行测试，并对在初验中发现的问题进行重点的考查，补齐在初验时的所缺的各类文挡。各项验收合格后，各方代表签字，按合同有关条款完成并执行完合同。在终验阶段结束前，项目工程实施小组人员应对用户信息中心相关人员进行技术培训，具体内容见下： 

（1）培训的目的及要求：为了保证XX提供的设备能良好运行，项目工程实施小组将为用户培训一批质量合格的维护人员和少量高级工程技术人员。维护人员经培训后应能熟练地掌握包括通信在内的软件及硬件维护工作，并能及时排除大部分的设备故障。高级工程技术人员培训后，除熟悉相关的设备、网络的操作、维护管理系统的基本原理与总体概念外，还应掌握操作系统命令，具备组织管理设备的能力。 

（2）培训方式：用户信息中心应提出培训的要求（包括人数、时间要求等），乙方提供培训所需的教材和教师讲解和说明。培训地点及开课日期等由项目工程实施小组确定。其中为使维护人员能独立进行设备的安装、测试、运营、维护以及故障的排除等，项目工程实施小组将负责对维护人员进行现场培训。

6.1 客户服务方案

为满足众多用户的服务需求，乙方将客户服务分为两个部分，一是售后服务、二是培训服务， 祥述如下： 售后服务  1.开通服务热线，提供每周五个工作日专业电话技术支持（ 时间：9:00-18:30）， 非工作时间由乙方指定的工程技术人员提供服务，服务电话： 0571－28802800   2.开通电子邮件服务，提供成本低、响应迅速的Email 咨询答疑，用户可将遇到的各种问题或要求直接发往该Email 地址：wimuch@163.com， 一般情况下，2小时内用户即可收到答复。 3.如遇由设备质量问题，导致设备不能正常工作，在维修期间乙方提供备用机。 4.所有设备享受终身免费技术咨询服务。 培训服务  现场培训：现场的安装调试结束后，乙方将负责对用户进行现场培训。参加培训人员为用户的主要负责人、系统（ 网络）工程师，主要培训内容包括： 设备的实际使用及操作；  初步的故障诊断及小故障的排除； 重要会议的提前准备及链路测试。

六、部分历史案例参考